Det finns inga bestämda regler för hur en betalningspåminnelse ska se ut, men den bör rimligtvis innehålla vad kravet avser, samt kravets belopp. Det allra vanligaste är att man skickar ut betalningspåminnelser via brev. Det finns dock inga bestämmelser som förklara hur en påminnelse skall se ut, eller hur den skall skickas ut. Som ett alternativ till att skicka det via Post, kan man använda sig av fax, e-post, sms, eller så ringer man kunden. Detta bör dock göras om kunden är dålig på att betala, då det kan vara irriterande för en bra kund att få en betalningspåminnelse.
Att skicka ett inkassokrav utan att först ha skickat en betalningspåminnelse kan skada din relation med kunden, då de kan uppfatta det som fientligt. Det kan ju vara så att kunden inte är nöjd med varan du skickat, eller att fakturan är fel, eller att den rent av kommit bort på vägen.
För att behålla en god relation med kunden bör man skicka en betalningspåminnelse innan man sänder ut ett inkasso. Det är oftast ingen mening att skicka mer än en betalningspåminelse. Skulle det vara så att kunde inte betalar trots att Ni har skickat både faktura, och betalningspåminnelse så är det högst troligt att kunden struntar i att betala efterkommande påminnelser. Ersättning för utskick av betalningspåminnelse.
Normalt får Borgenären (fodringsägaren) endast ersättning för utskrift av betalningspåminnelsen om man ingått avtal med kunden om detta. Det är dock inte vanligt att man avtalar om det. Normalt sett brukar borgenären få betalt för en eller två betalningspåminnelser om inte kunden skulle motsätta sig detta. Kronofogden rekommenderar att man i ansökan om ett betalningsföreläggande ange om borgenären har ett avtal med kunden om ersättning.
